Norma Mexicana de Certificación de Empresas OUTSOURCING.

 

El objetivo de la norma es coadyuvar a las empresas de subcontratación y/o tercerización de personal, a efecto de que cumplan con el marco jurídico aplicable, evitando plenamente la simulación de operaciones y estableciendo los requisitos para obtener la certificación y autorización del uso del signo distintivo. Siendo aplicable a personas físicas y morales.

Este proyecto de norma mexicana, certificará a todas aquellas empresas, que se dediquen al régimen de subcontratación de personal, mejor conocido como outsourcing en nuestro país, siempre y cuando cumpla con las siguientes condiciones:

a)    Contar con Registro Patronal

b)    Contar con CFDI (factura) por cada pago que se realice.

c)    Ubicación donde se encuentran las oficinas de atención al contratante, así como horarios de atención.

d)    Las diversas opciones disponibles para contratar los servicios.

e)    Las bases para el incremento de la contraprestación

f)     Descripción de procedimiento a seguir por el contratante para el pago de la contraprestación.

g)    Obligaciones que asumen las partes respecto del servicio contratado.

h)   Condiciones para dar por terminada la relación del servicio. 

Para poder realizar la certificación y contar con el SIGNO distintivo, que otorgará la NMX, cuando entre en vigor, toda empresa de outsourcing en México, deberá acreditar el debido cumplimiento de la misma.

1.- Demostrar su constitución legal.

• Escritura pública con RPP
• Alta SHCP
• Tarjeta identificación patronal IMSS-INFONAVIT-FONACOT
• Registro estatal (ISN)
• Contar con reglamento interior de trabajo
• Exhibir documentación que acredite la certificación bajo esta norma
• Acreditar y comprobar la existencia del domicilio fiscal
• Acreditar que se cuenta con los recursos materiales, infraestructura y capital humano para prestar los servicios.

Para demostrar que esta, cumpliendo con sus responsabilidades administrativas, la empresa debe contar con la documentación, que demuestre la relación laboral, de cada uno de los trabajadores:

• Contrato individual de trabajo, detallando domicilios fiscales, así como donde se desarrollarán las actividades, estará prohibido pagar salarios por figuras como los honorarios asimilables.
• Documentos mínimos del expediente del trabajador: o Contrato individual de trabajo

o Aviso de privacidad
o CURP
o RFC
o Identificación oficial vigente
o Número de seguridad social
o Comprobante de domicilio
o Acta de nacimiento

Para demostrar, que está cumpliendo con sus responsabilidades fiscales, la NMX menciona que las empresas de subcontratación o tercerización de personal deben contar:

• Verificar que la forma de pago del salario y prestaciones cumple con lo establecido en su contrato o bien con el marco jurídico aplicable.
• A fin de demostrar al cumplimiento de obligaciones patronales deberá presentar la siguiente documentación: o Opinión satisfactoria del cumplimiento de las obligaciones fiscales vigente emitida por el SAT.

o   Opinión favorable del cumplimiento en obligaciones en materia de seguridad social.

o   Constancia de dictámenes en caso de estar obligada en materia de IMSS, SAR e INFONAVIT, así como impuestos locales.              

Se deberá comprobar por completo el debido proceso administrativo para la elaboración de las nóminas de los trabajadores, en el que se deberá detallar la siguiente información:

• Plazo establecido para el pago del salario (hora, día, semana, etc.)
• En su caso prima dominical
• Prima vacacional
• Participación de los Trabajadores en las Utilidades (PTU).

Evidentemente se deberá cumplir con todas las disposiciones en materia de Seguridad Social, entre los que destacan:

• Verificar que el trabajador se encuentre dado de alta en el IMSS
• Verificar que el NSS inscrito en la nómina es el asignado por el IMSS.
• Verificar que el trabajador se encuentra dado de alta en el sistema de nóminas.

Respecto del pago de impuestos, se deberá comprobar que las empresas de OUTSOURCING cumplen al 100% con los pagos de:

1. El cálculo y entero del impuesto sobre la renta de los salarios, así como las cuotas al IMSS, INFONAVIT, descuentos de INFONACOT.
2. Declaraciones de impuestos federales, siendo básica la anual de ISR, pagos provisionales de ISR, definitivos de IVA, retenciones de ISR por salarios.
3. Declaraciones informativas tales como: a. Declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT).

                b. Declaraciones informativas en materia de ISR e IVA

                c. Información de contratos PS-1, ante el IDSE-IMSS

                d. Información de contratos ante el SIRESO del portal del INFONAVIT

                e. Altas, bajas, modificaciones, incapacidades, formatos de riesgos de trabajo IMSS 

Como parte de sus obligaciones la empresa de subcontratación y/o tercerización de personal deberá proteger los datos personales de los trabajadores, para ello deberá contar con:

• Aviso de privacidad
• Aviso de privacidad a disposición del público.

Así mismo se deberá contar, con la formalización entre proveedores y contratantes con lo siguiente:

1. Contar con mecanismos en funcionamiento para la recepción de información y comentarios sobre el nivel de servicios a contratantes, vía su página de internet, buzón o electrónico o físico.
2. Contar con mecanismos en funcionamiento para la recepción de información y comentarios sobre el nivel de servicio a trabajadores.
3. Contar con un respaldo interno o externo de los sistemas de la información que utiliza para la prestación del servicio.
4. Contar con archivo físico y/o electrónico de la información referente a su nómina.
5. Contar con archivo físico y/o electrónico de las constancias de cumplimiento y pago de sus obligaciones fiscales, laborales y de seguridad social.
6. Contar con un plan de contingencia para la continuidad del negocio en caso de crisis o catástrofe.
7. Contar con la infraestructura material y tecnológica necesaria para prestar los servicios.
8. Dictamen en sentido favorable para efectos fiscales.
9. Dictamen en sentido favorable en materia de seguridad social.
10. Dictamen en sentido favorable para efectos de INFONAVIT.
11. Dictamen en sentido favorable en materia de contribuciones estatales.

También se hace obligatorio, dentro de esta NMX, la utilización de un Sistema de Gestión de Calidad, tanto para el interior de la organización como de la alta dirección de la empresa, tanto para la ejecución, planificación, infraestructura y evaluación del desempeño, como la mejora continua de las empresas de outsourcing en México.

CONCLUSIÓN.

Esta norma mexicana de certificación de empresas de outsourcing NMX si servirá para certificar a las empresas que realizan subcontratación de personal, en México, sirviendo como signo de distinción, de forma voluntaria, toda vez que las NORMAS MEXICANAS, NO SON OBLIGATORIAS.

Sin embargo y estando tan de moda el tema del outsourcing, lo más probable es que los propios contratantes soliciten a los outsourcing su certificación.