Uno de los temas que solemos analizar año con año es el destruir o
desechar documentación e información para efectos de liberar espacio en
nuestro en nuestros archivos ya sea físicos o virtuales, pero antes de
hacerlo primero debemos de analizar lo que nos señala el artículo 30 del
Código Fiscal de la Federación el cual nos indica lo siguiente:
Artículo 30 del Código Fiscal de la Federación
Las personas obligadas a llevar contabilidad deberán conservarla a
disposición de las autoridades fiscales de conformidad con la fracción
III del artículo 28 de este Código.
Así como también nos hace mención que aquellas personas que no estén
obligadas a llevar contabilidad deberán conservar en su domicilio a
disposición de las autoridades, toda documentación relacionada con el
cumplimiento de las disposiciones fiscales.
La fracción III del artículo 28 del Código Fiscal de la Federación
nos indica lo siguiente referente sobre en qué medios debemos de
conservar la contabilidad:
III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios
electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las
disposiciones de carácter general que emita el Servicio de
Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de
dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio
fiscal del contribuyente.
La información que forma parte de nuestra contabilidad de conformidad
con el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación será la
siguiente:
- Libros, sistemas y registros contables.
- Papeles de trabajo.
- Estados de Cuenta.
- Libros y Registros Sociales
- Cuentas especiales.
- Control de inventarios y método de valuación.
- Discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos.
- Equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros.
- Documentación comprobatoria e información relacionada con el
cumplimiento de las disposiciones fiscales mediante la cual se acrediten
los ingresos y deducciones.
De conformidad con el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación
la información que forma parte de nuestra contabilidad así como también
para aquellas personas que no estén obligadas a llevar contabilidad la
documentación relacionada con el cumplimiento de sus obligaciones
fiscales, se debe de conservar por un plazo de cinco años, el
cual se empieza a contar a partir de la fecha en la que se presentaron o
debieron haberse presentado las declaraciones relacionadas con ella.
Debemos de tomar en cuenta que tratándose de contabilidad y
documentación correspondiente a actos cuyos efectos se prolonguen en el
tiempo, el plazo de cinco años comenzará a contar a partir del día en el
que se presente la declaración del último ejercicio en que se hayan
producido dichos efectos, un claro ejemplo de este supuesto sería la
amortización de pérdidas fiscales de ejercicios anteriores, caso en el
cual empieza a contar plazo para efectos del ejercicio en el que surgió
la pérdida a partir de que esta se terminó de amortizar, algo similar a
lo comentado ocurre tratándose de la documentación correspondiente a
aquellos conceptos respecto de los cuales se hubiera promovido algún
recurso o juicio ya que el citado plazo empezará a contarse a partir de
la fecha en que quede firme la resolución que les ponga fin.
Es importante mencionar que de conformidad con lo que marca el
artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, la documentación que se
enlista a continuación se deberá de conservar durante el tiempo que
subsista la Sociedad:
- Actas constitutivas de la persona moral.
- Actas de aumento de capital, estados de cuenta que expidan las
instituciones financieras en el caso de que el aumento haya sido en
numerario o bien avalúos en el caso de que el aumento haya sido en
especie o con motivo de un superávit derivado de revaluación de bienes
de activo fijo.
Tratándose de aumentos por capitalización de reservas o dividendos,
adicionalmente se deberán de conservar las actas de asamblea en la que
consten dichos actos, así como los registros contables correspondientes,
en el caso de aumentos por capitalización de pasivos adicionalmente se
deberán conservar las actas en las que consten dichos actos, así como el
documento en el que se certifique la existencia contable del pasivo y
el valor correspondiente del mismo.
- Actas de disminución del capital y estados de cuenta que expidan las
instituciones financieras en el que conste dicha disminución.
Tratándose de las actas en las que se haga constar la disminución de
capital mediante liberación concedida a los socios, se deberá conservar
las actas de suscripción, de liberación y de cancelación de las acciones
según corresponda.
- Actas de fusión o escisión de sociedades, estados de situación
financiera, estado de variaciones en el capital contable y los papeles
de trabajo de la determinación de la cuenta de utilidad fiscal neta y de
la cuenta de aportación de capital, correspondientes al ejercicio
inmediato anterior y posterior a aquel en que se haya realizado la
fusión o la escisión.
- Constancias que se emitan o reciban las personas morales al
distribuir dividendos o utilidades y estados de cuenta que expidan las
instituciones financieras en los que conste dicha situación.
- Información necesaria para determinar los ajustes a que se refieren
los artículos 22 (Ganancia por enajenación de acciones) y 23 (Costo
comprobada de adquisición de acciones en enajenaciones subsecuentes) de
la Ley del Impuesto Sobre la Renta.
- Información y documentación necesaria para implementar acuerdos
alcanzados como resultado de los procedimientos de resolución de
controversias contenidos en los tratados para evitar la doble
tributación.
- Declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales.
No obstante, a lo señalado anteriormente el artículo 67 del Código
Fiscal de la Federación indica que, en los siguientes casos, el plazo
para que la autoridad ejerza facultades de comprobación se extiende a diez años:
- No se haya presentado solicitud en el registro federal de contribuyentes.
- No lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece el Código Fiscal de la Federación.
- Cuando no se presente declaración del ejercicio estando obligado a ello.
- Cuando no se presente en la declaración del impuesto sobre la renta
la información que respecto al impuesto al valor agregado o impuesto
especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración.
Además de todo lo mencionado en el presente también debemos de tomar
en cuenta lo que nos señala el artículo 38 del Código de Comercio que
nos establece que se deberá de conservar los comprobantes originales de
las operaciones del comerciante en formato impreso o en medios
electrónicos por un plazo mínimo de diez años.
FUENTE:
https://contadormx.com
