Los patrones al contratar personal adquieren distintas obligaciones en materia de seguridad social, por loque son sujetos a ser revisados en su cumplimiento por parte de las autoridades en la materia.
Ante esta situación es importante contar con la documentación soporte con la que se acredite a los
organismos fiscales que se dio cabal observancia a dichos deberes.
Información forzosa
En el rubro laboral, según los numerales 784 y 804 de la LFT, las empresas tienen que conservar los
contratos laborales, listas de asistencia y de raya, los comprobantes de pago de las prestaciones de mínimas ordenadas en dicho ordenamiento, porque tienen la carga de acreditar, en caso de un juicio en su contra, los siguientes extremos: la fecha de ingreso, la antigüedad, y las asistencias, del trabajador; la causa de rescisión del vínculo laboral; la terminación de la relación o el contrato de trabajo para obra o tiempo determinado; la constancia de haber dado el aviso de rescisión con la fecha y causal respectiva; haber celebrado el contrato de trabajo; la jornada de trabajo ordinaria y extraordinaria (cuando esta no exceda de nueve horas semanales); el pago de días de descanso (séptimo día y feriados), aguinaldo, vacaciones, primas dominical, vacacional y de antigüedad; el disfrute de vacaciones; el monto y que se hubiese cubierto el salario; la incorporación y las aportaciones al IMSS, al Infonavit y al Sistema de Ahorro para el Retiro y la participación de los colaboradores en las utilidades de las empresas.
Por su parte el artículo 15, fracciones II y IV de la LSS indica que las empresas deben llevar registros, tales como nóminas y listas de raya, en las que se indique el número de días trabajados y los salario percibidos por los subordinados, además de proporcionar al IMSS los elementos necesarios para precisar la existencia, naturaleza y cuantía de las obligaciones a su cargo.
De igual forma existen casos especiales, para los patrones que se dediquen: a la construcción y al campo, quienes deben expedir y entregar a los trabajadores una constancia escrita del número de días trabajados y del salario percibido (art. 15, fracc. VI, LSS).
Tiempo de conservación
El numeral 15, fracción II de la LSS prevé que los registros de nóminas y lista de raya deben conservarse durante los cinco años siguientes al de su fecha de su emisión.
Los demás documentos es recomendable conservarlos por el mismo término, a partir del día, según
corresponda, del cumplimiento o nacimiento de la obligación que se pretenda acreditar con ellos.
Lo anterior en razón de que el artículo 297 de la LSS señala que el Seguro Social cuenta con cinco años para evisar la observancia de las cargas establecidas en la LSS y fijar en cantidad líquida los créditos fiscales.
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