El concepto de inventario hoy
en día es un término cotidianamente utilizado, dentro de las empresas sin
importar su tamaño o giro, pero desde cuándo se puede hablar de la aparición de
este concepto y es que desde tiempos inmemorables pueblos de la antigüedad como
los Egipcios solían almacenar grandes cantidades de alimentos para ser
utilizados en épocas de sequía y escasez, de esta forma surge el dilema de
llevar un registro, distribución y cuidado de los recursos, para hacer frente a
la travesía de sobrevivir.
En América tendría sus
antecedentes hacia el 2.500 A.C con el pueblo Inca ya que crearon una
herramienta llamada Quipu se consideran vestigios de inventarios por su uso en
registros, censos, contabilidad de cosechas, reservas de producción agrícola,
cantidad de productos de la minería etc.
Con el paso del tiempo y hacia
la Segunda Guerra Mundial, con el surgimiento de grandes y complejas
computadoras nacen los primeros sistemas para la planificación de inventario y
material.
Para el final de los años 50,
los sistemas de inventarios como medio de la planificación del requerimiento de
material bélico y como gran parte de los adelantos y modernidades de hoy en
día, se transformaron su uso en las guerras, para hallar cabida en los sectores
productivos, en especial en los Estados Unidos de Norte América.
Con el adelanto tecnológico y
diversificado surgieron sistemas para manejo de inventarios, incrementando el
número de empresas que hacían uso de estas herramientas.
Ahora bien si lo que se busca
en revisar la importancia de los inventarios en la empresa, es importante comenzar definiendo lo que el
término representa, de acuerdo con la diccionario de la (Real Academia
Española, s.f.) se define como una unidad de organización dedicada a
actividades industriales, mercantiles o de prestación de servicios con fines
lucrativos.
A su vez las empresas
presentan diversas clasificaciones, basados en diversos parámetros sin embargo
para este análisis se tomará como factor de diferenciación el número de
trabajadores, la Conducef (Comision Nacional para la Protección y Defensa de
los Usuarios de Servicios Financieros, Actualizado al 2013) expone la siguiente
clasificación:
|
Tamaño
|
Rango de número de trabajadores
|
|
Micro
|
Hasta 10 empleados
|
|
Pequeña
|
De 11 hasta 50
|
|
Mediana
|
De 51 hasta 250
|
Para poder adentrarnos al tema
de inventarios es necesario detallar su significado: este proviene del lat.
Inventarĭum, asiento de los bienes y demás cosas pertenecientes a una persona o
comunidad, hecho con orden y precisión. Como consecuencia también se le llama
inventario a la comprobación y recuento, tanto cualitativo como cuantitativo de
las existencias físicas con las existencias teóricas que fueron documentadas.
En el sentido contable el C.P.
Javier Romero López señala que inventarios o almacén “son los bienes materiales
propiedad de la entidad que son adquiridos con el propósito de venderlos como
actividad principal de toda empresa comercial, que forma parte de los activos de
la misma”.
Partiendo del concepto de
inventario, cabe recalcar que una consecuencia de analizar el resultado de un
inventario es la Merma, entendido como el valor de la mercancía que deja de
venderse por el deterioro ocasionado por el tiempo obsolescencia, por daños en
su manejo y/o almacenamiento, descomposición, por robo o por un control
inadecuado de su inventario.
En base a los conceptos ya
planteados, es momento de entrar en materia, resulta hoy en día ver las cifras
y observar cómo muchas empresas no logran sobrevivir, como pymes, quizás se
trate de una opción de negocio para un individuo experto en cierto giro, pero
esto no garantiza el éxito de un negocio, según el Consejo Coordinador
Empresarial (C., 2013) el 75% de las pequeñas empresas deja de existir durante
los primeros cinco años de vida.
Un elemento clave que se
pierde o se subestima es llevar el control del inventario, debe ser visto como
la representación tangible de los activos de la empresa, muchas empresas al ser
familiares, se pasan por alto estas herramientas, se considera un costo
innecesario, sin embargo con el tiempo genera incertidumbre y la información
necesaria para validar si el plan de negocio, es óptimo. Sin lugar a duda es un
factor clave, no importa el tamaño de la
empresa, en la actualidad grandes grupos empresariales sobre todo tiendas de
autoservicio y departamentales arrojan montos de merma considerables.
Tan solo el 2014 la ANTAD
(Asociación Nacional de Tiendas de Autoservicio y Departamentales) reporto más
de 20 mil millones de pesos, pero de esa cantidad, 40 %, es decir, 8 mil 200
millones de pesos, corresponde a robo de ropa que después se comercializa en
establecimientos informales.
Puede quizás no requerir una
gran inversión, bastaría que de manera sencilla el emprendedor creara una base
de datos de identificación con cada uno de los artículos que se venden o
comercializan, de este modo se puede tener el conocimiento de qué es con lo que
cuenta la empresa en cualquier momento, aunado a esto generar óptimos planes
para resurtido de mercancía, validar y reducir costo de almacenaje por
mercancía con poca rotación.
Hoy en día la tecnología juega
un papel importante, por lo que existen software’s especializados para manejar
el inventario de un empresa, esto varían en función del tipo de negocio o
periodo de uso del programa especializado por mencionar algunos Inventory Pro,
Inventory Organizar Deluxe., Inventory Power, Small Business Inventory Control,
entre otros.
Es necesario no solo contar
con la base de datos actualizados, sino también realizar revisiones de los
inventarios de forma periódica y sin que contraponga con las operaciones de lucro
de la empresa en cuestión. Como bien se mencionaba de manera conceptual, existe
un factor o una consecuencia inmediata al realizar una validación del
inventario de una empresa conocido como merma, de esta forma me tomo el
atrevimiento de mostrar una clasificación de la merma basada en las causas o
las condiciones que la generan.
Clasificación de la merma:
El método que nos permitirá
determinar las causas de la merma se realizará mediante la documentación
procesos involucrados en la recepción y tratamiento de la mercancía desde
que ingresa a la empresa hasta que se
exhibe para la venta. Esto permitirá que las áreas involucradas visualicen y
personas involucradas tengan claros cuales serían sus funciones y cuáles son
los objetivos que no se están logrando.
Por otro lado es importante
identificar los factores y herramientas que convergen durante los inventarios:
Collin Peacock, subraya:
“Debemos crecer como agentes
de cambio en vez de esperar a que ocurra para actuar. La prevención de pérdidas
debe funcionar como un proceso más, en el crecimiento de las utilidades de una
empresa”, ( Collin Peacock, 2010 líder del equipo global para la Disminución de
Pérdidas y Mejoras en las Operaciones de Retail de Procter & Gamble;).
Aunado a esto es importante recordar
que realizar inventarios forma parte de un requisito fiscal (SAT, s.f.), sin
importar el ingreso o actividad de la organización, es un requisito que
supervisa el Servicio de Administración Tributaria.
Conclusión
Podemos concluir que aun
cuando en México existen grupos empresariales, es también de reconocer el hecho
de que aún con diversos formatos de negocio y amplia experiencia en el mercado,
tienen partes vulnerables con grandes áreas de oportunidad para alcanzar
resultados y rentabilidad aún mayores, ya que los resultados de merma son altos.
Así se tenga un pequeño
negocio o una entidad de tipo familiar, es indispensable no olvidar que es
necesario llevar un control, tanto de entradas como salidas de mercancías,
revisar continuamente los inventarios y contar con lo necesario para conservar
los registros, ya que no solo nos permite planificar para años posteriores sino
que nos indica cuales son las áreas de oportunidad.
Los
beneficios de los inventarios podemos concluir como los principales
- Permite desarrollar las habilidades de los empleados y/o emprendedores para conocer los artículos que se ofertan.
- Preparar y actualizar el acomodo de la mercancía.
- Generar la confianza y validación del estado óptimo de los productos.
- Preparar de forma eficiente nuevos pedidos o resurtido de la mercancía.
- Por lo que se concluye con los factores más relevantes, esperando que antes de evadir, postergar o eliminar un ejercicio de inventarios, se pueda reconsiderar y tomar esta herramienta como un medio viable, para lograr optimización de los recursos dentro de las empresas.
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