Un gran reto para el que se requiere trabajar de manera organizada y teniendo siempre “metas claras, realizables y medibles” de qué voy a vender, cuando lo voy a vender y a qué precio, con qué costo, qué tengo que comprar o fabricar para esa venta, y como consecuencia cuándo obtendré el flujo de efectivo generado por esa venta.
Si el giro de mi organización es la fabricación o manufactura el poder planear de la mejor manera posible la máxima utilización lograble de la capacidad instalada (mano de obra, espacio físico de planta o área productiva, maquinaria y equipo), con lo cual se pueda hacer uso eficiente de la misma, no sólo es hoy en día una necesidad y en lo que se debe trabajar de manera estructurada y con una metodología clara y acorde al giro y tamaño de cada organización, pero también conociendo y entendiendo su propia complejidad operativa en cuanto a que tantos productos o servicios se ofrecen, y así lograr un costo unitario fijo de producción, comercialización o prestación de servicios que sea competitivo.
Pronósticos y presupuestos
Partiendo de cifras históricas o tendencias, más lo que se busca a futuro en terminos estratégicos de negocio, habrá que trabajar primeramente en determinar las unidades a vender, lo que se ha de comprar, y lo que se ha de fabricar, para que posteriormente de estas unidades o volúmenes se genere el presupuesto maestro o presupuestos financieros de lo que esas ventas en unidades habrán de generar en terminos de ingresos, a qué costo se pretende comprar lo necesario para fabricar o simplemente comercializar, en las mejores condiciones posibles, y a que costo se producirá a fin de lograr las metas de flujo y rentabilidad, es decir “Comenzar a predecir o estimar un estado de resultados y un estado de flujo de efectivo”.
En términos prácticos, pronostico y presupuesto, ambos, buscan dibujar el futuro de una empresa, ambos se crean anualmente:
Presupuesto, se refiere a proyecciones de corto plazo no mayores a un año.
Pronostico, se usa comúnmente para proyecciones desde 1 semana hasta 5-10 años.
Ambos
se evalúan Vs los números reales y se ajustan de manera permanente con
base en necesidades, prioridades y todas las variables que impactan los
volúmenes y su efecto financiero en una entidad.
¿Qué herramientas necesito para crear un pronóstico y después un presupuesto?
Si bien existen en el mercado varias opciones de software que facilitan el manejo de la creación de una base de datos para la determinación de los pronósticos y presupuestos, y su posterior control y medición comparando datos reales contra lo planeado, quizá una de las mayores ventajas de estas herramientas es que se puede comenzar a explotarlas mediante el uso de hojas de cálculo, y con información que ya se tiene en el software contable y administrativo con el que habitualmente se trabaja.
Se requerirán por mencionar algunos, los siguientes datos:
- Datos históricos de ventas, compras y producción en unidades
- Datos históricos de ventas, compras y producción en valores monetarios
Pronósticos y presupuestos son inseparables, su relación es simbiótica y complementaria, se debe tener tanto el pronóstico como el presupuesto para el manejo exitoso de las finanzas.
- No se debe separar uno del otro.
- Uno ayuda a establecer metas
- El otro permite el control para el logro de las mismas.
- La práctica de planificación y elaboración se integran en un marco de control de gestión del negocio.
- Permite a las organizaciones vincular, en sentido “prioritario”, sus objetivos estratégicos con sus previsiones financieras y operativas.
- Permite informar de los resultados tomando como referencia dichos objetivos.
El valor de ambos consiste en:
- Un buen pronóstico alimenta el un presupuesto sólido
- El Presupuesto y la Previsión son funciones diferentes, mas no excluyentes
- En el año, comparar el pronóstico con el presupuesto permite hacer los ajustes para satisfacer los cambios del negocio y su entorno.
- El proceso de planificación y elaboración debe ser impulsado conjuntamente por el área de operaciones y el área de finanzas.
- Deben tomar en cuenta los riesgos para el conjunto de la organización.
- EL AREA CONTABLE Y FINANCIERA DEBE ASUMIR UN PAPEL PROTAGONISTA.
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