Una empresa, independientemente de su tamaño terminan impactando en el flujo de efectivo, unas como ingresos, otras como egresos, divididos en costos y gastos, el flujo de efectivo permite mantener las operaciones de la empresa por lo que es de vital importancia contar con proyecciones adecuadas del mismo.
- Para controlar el flujo de efectivo, requerimos controlar las operaciones y para hacer esto requerimos estandarizarlas.
Estandarizar significa realizar una determinada operación siempre de la misma manera y en el mismo tiempo, bajo unas pautas establecidas, de modo que se obtiene resultados repetitivos.
El objetivo de la estandarización es la reducción de las variaciones en un proceso y el control de este. De esta forma por medio de la estandarización del proceso podemos definir correctamente la estructura básica del costo:
- Materias Primas y materiales.
- Mano de Obra Directa.
- Gastos Indirectos de Fabricación.
Para estandarizar requerimos mapear el proceso, esto es, definir paso a paso lo que se hace desde materia prima hasta producto terminado. Podemos, por medio del mapeo, identificar para cada caso sus materiales y consumo, la mano de obra asignada y el tiempo requerido de la misma, así tenemos ya dos de los elementos del costo identificados, llamados en su conjunto “costo primo”.
Podemos también en muchos casos identificar directamente el uso de maquinaria y equipo, y el espacio en planta, de forma tal que podemos tener una mejor asignación de gastos indirectos de fabricación en lugar de solo prorratearlos.
La estandarización además de ser uno de los elementos base para el control del flujo de efectivo tiene algunos beneficios como:
- Asegura la calidad de los productos
- Provee al operario la oportunidad de definir y mejorar su trabajo
- Controla la variabilidad
- Asegura compartir las mejoras en otras áreas.
- Genera un entorno de competitividad
Como mencionamos anteriormente para controlar las operaciones requerimos estandarizarlas así que podemos definir la estandarización como la función administrativa de control mediante la medición y corrección del desempeño a fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización y de los planes ideados para alcanzarlos.
Es una función que todo administrador, desde el presidente o director hasta los supervisores de una compañía debe tener clara y alineada a la “planeación estratégica”. El proceso básico de control de operaciones implica tres pasos de suma importancia:
- Establecimiento de metas.
- Medidas de desempeño con base a esas metas.
- Corrección de las variaciones de metas y planes.
El establecimiento de metas parte de la planeación estratégica, de la definición de objetivos estratégicos y es entonces cuando se pueden hacer las proyecciones comerciales para de ahí construir el presupuesto maestro que tiene dos grandes vertientes: Presupuestos financieros y presupuestos operacionales, de los presupuestos financieros se consideran el Balance, estado de resultados y flujo de efectivo proyectados, de los presupuestos operacionales podemos considerar el presupuesto de ventas y la conformación del costo de producción para esas ventas como mano de obra, materia prima y materiales y gastos indirectos de fabricación.
Teniendo los objetivos estratégicos entonces se generan las proyecciones comerciales o FORECAST, este deber ser acordado y avalado por al menos cuatro ejes dentro de la empresa, el área comercial que es quien lo detona, el área de suministros o compras para saber si se pueden adquirir los insumos necesarios y en los tiempos adecuados para cubrir la proyección comercial, el área de manufactura o servicios para saber si cuenta con la capacidad instalada suficiente para cubrir la mezcla proyecta comercialmente y el área financiera para generar los presupuestos y determinar la capacidad financiera de la empresa para cubrir los compromisos que se visualizan en el plan comercial.
Cuando tenemos las proyecciones comerciales y la estructura de costos es entonces cuando podemos generar los diferentes presupuestos, tanto operativos como financieros, se cuenta con un plan comercial, un plan de producción, un plan de suministros y un plan de recursos humanos, es entonces cuando contamos con los elementos para generar el ambiente de control y poder establecer los indicadores clave de desempeño operacional y financiero.
Es muy importante tener en cuenta que para medir el desempeño de la empresa requerimos las metas establecidas o líneas de base.
La liquidez es el combustible de la empresa: sin ella, no funciona nada y todo colapsa, la elaboración del estado de flujo de efectivo con su estructura completa es un tema elemental y estratégico para el crecimiento de las empresas.
Administrar adecuadamente el flujo de efectivo en tiempos de crisis como hoy día puede ser la diferencia entre cerrar, sobrevivir o crecer.
Partiendo de las proyecciones comerciales o pronósticos (siempre en unidades) se generan los presupuestos multiplicando las unidades a producir u otorgar servicio por su respectiva estructura de precios y costos, generando con ellos los presupuestos (ahora si en dinero) operativos y con ellos los presupuestos financieros.
El flujo de efectivo proyectado se verá impactado por los presupuestos operativos de ventas para ingresos, y materia prima, mano de obra y gastos indirectos de fabricación para el costo de producción que luego se convierte en el costo de lo vendido, se proyectan las asignaciones de gastos fijos y variables, contando así con un flujo de efectivo proyectado que permite tener las líneas bases operativas financieras para el control de la empresa.
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